Activiteiten aanmaken en beheren

Activiteiten zijn in feite taken die volgens een bepaalt stramien geregistreerd worden. Een voorbeeld van een activiteit is een interne beoordeling van een project. Tijdens een dergelijke interne beoordeling moet er bijvoorbeeld akkoord gegeven worden. Binnen Fuse zijn er diverse activiteitssoorten aan te maken. De activiteiten kunnen aan anderen toegewezen worden.

Kenmerken

• De toegewezen persoon krijgt de niet afgehandelde activiteit op zijn/haar activiteitenlijst. Deze activiteitenlijst opent automatisch met het opstarten van Fuse.
• Eventuele mogelijke contactpersonen worden geselecteerd aan de hand van het bedrijf waar de activiteit wordt aangemaakt of de betrokken bedrijven in geval van een projectactiviteit.
• Zodra de activiteit afgehandeld wordt, wordt de “Datum afgehandeld” ingevuld.

Instructie activiteiten aanmaken

Activiteiten zijn aan te maken op het tabblad activiteiten in een project of bij een organisatie.

1. Klik op Nieuw.
   
2. Selecteer de gewenste activiteitssoort en bevestig met OK. De activiteit met de specifieke velden die bij deze activiteit horen wordt nu geopend.
   
3. Geplande afhandeling: Plan de datum van de afhandeling van de activiteit in.
4. Gepland voor: Wijs de activiteit toe aan de juiste persoon.
5. Omschrijving: Geef een omschrijving op voor deze activiteit.
6. Indien nodig, vul de volgende tabbladen in:
   1. Activiteitsspecifiek tabblad.
   2. Memo: Meer uitleg over of een aandachtspunt bij de activiteit.
   3. Project: Voeg het juiste project of meerdere projecten toe. Er kunnen meerdere projecten gekoppeld worden aan een activiteit (Kan worden gebruikt bij de evaluatie van bijvoorbeeld meerdere projecten).
   4. Organisatie: Voeg de juiste organisatie(s) toe. Er kunnen meerdere bedrijven gekoppeld worden aan een activiteit (Kan worden gebruikt bij de evaluatie van bijvoorbeeld meerdere projecten).
   5. Correspondentie: Voeg eventuele correspondentie toe.
   6. Documenten: Voeg eventuele bijbehorende documenten toe.

Instructie activiteiten afhandelen

Voor het afhandelen van de activiteiten gelden de volgende stappen.

1. Open de activiteit vanuit de takenlijst, project of organisatie.
2. Verwerk de activiteit. Voeg eventueel een notitie of correspondentie toe.
3. Vink het veld Afgehandeld aan.
4. Sla de activiteit op. De activiteit is nu afgehandeld.

Instructie activiteiten beheren

Onder Modulen → Activiteiten is het zoekscherm Alle activiteiten te vinden. Hier staan alle activiteiten uit Fuse weergegeven. Het is hier mogelijk om op verschillende velden te filteren en te sorteren.

• Soort activiteit.
• Beschrijving van de activiteit.
• Datum aangemaakt en door wie.
• Datum laatste wijziging.
• Datum gepland en voor wie.
• Organisatie met telefoonnummer.
• Contactpersoon met telefoonnummer.
• Projectomschrijving en projectnummer.
• Status (Afgehandeld Ja/Nee).
• Afgehandeld door wie.